Stok sayımı neden yapılır?

Sistemde görünen stok miktarı ile depodaki fiili miktar zamanla birbirinden uzaklaşabilir. Yanlış girilen bir teslimat, unutulan bir iade, fark edilmeyen bir fire bu farkı doğurur. Sayım, bu iki rakamı yeniden buluşturmak için yapılır.

Düzenli sayım yapmayan işletmeler, stok tükendiğinde ya da fazlalık oluştuğunda bunu satış anında fark eder. Bu da müşteriye geç haber verme veya gereksiz sipariş açma gibi sonuçlar doğurur.

Sayım süreci nasıl işler?

Bir sayım başlatıldığında hangi depoda, hangi ürünlerin sayılacağı belirlenir. Sayım tüm depoyu kapsayabilir ya da tek bir bölgeyle, hatta tek bir rafla sınırlı tutulabilir. Sayım sırasında her üründen sayılan miktar sisteme girilir.

Sayım tamamlandığında sistem, kayıtlı miktar ile sayılan miktarı karşılaştırır. Aradaki fark artı ya da eksi olarak listelenir. Bu liste, hangi üründe ne kadar sapma olduğunu tek bakışta gösterir.

Fark neden çıkar?

Fark, tek bir nedenden değil genellikle birkaç küçük aksaklığın üst üste binmesinden doğar. En sık görülen nedenler şunlardır:

• Teslim alınan malın sisteme eksik ya da fazla girilmesi
• İade edilen ürünün stoğa geri işlenmemesi
• Kırılma, bozulma gibi fire kayıtlarının atlanması
• Depolar arası transferin yanlış depoya yazılması
• Sayım sırasında ürünün gözden kaçması ya da yanlış sayılması

Sayım öncesi hazırlık

Sağlıklı bir sayım için önce sayım anındaki hareketlerin durması gerekir. Sayım sırasında satış yapılır ya da mal girişi işlenirse, sayılan miktar birkaç dakika sonra geçerliliğini yitirir. Bu yüzden sayım genellikle belirli bir zaman diliminde, o bölgedeki hareketler durdurularak yapılır.

Sayım öncesinde hangi ürünlerin sayılacağı listesi çıkarılır. Bazı işletmeler tüm depoyu tek seferde sayar, bazıları döngüsel sayımı tercih eder: her hafta farklı bir bölge sayılır, yıl içinde depo tamamı en az bir kez taranmış olur.

Fark çıktığında düzeltme kaydı

Fark belirlendikten sonra sistem, gerçek miktarı yansıtacak bir düzeltme kaydı otomatik olarak oluşturur. Fazla çıkan ürün stoğa eklenir, eksik çıkan ürün ise stoktan düşülür. Bu düzeltme, sayım tarihinden itibaren stok raporlarına doğru rakamla yansır.

Düzeltme kaydı, farkın nedenini not almanıza da imkân tanır. Aynı ürün ya da aynı depoda fark tekrar ediyorsa bu not, nedeni geriye dönüp araştırmayı kolaylaştırır.

Raf seviyesinde sayımın farkı

Depo genelinde yapılan bir sayım yalnızca bu üründen şu kadar var der. Raf seviyesinde sayım ise bu üründen şu rafta şu kadar var der. Aradaki fark küçük görünse de büyük depolarda önemlidir.

Bir ürün stokta görünse bile hangi rafta olduğu bilinmiyorsa bulmak zaman alır. Raf seviyesinde sayım hem miktarı hem konumu doğrular; ürün arama süresini kısaltır ve toplama hatalarını azaltır.

Sayım sonrası kontrol

Sayım bitip düzeltme kayıtları oluştuktan sonra iş burada bitmez. Büyük sapma gösteren ürünler ayrıca gözden geçirilir; aynı üründe tekrar eden fark, bir süreç sorununa işaret edebilir. Örneğin bir ürün her sayımda eksik çıkıyorsa, teslim alma adımında bir eksiklik olabilir.

Sayım geçmişi saklandığında bu tekrar eden farkları görmek kolaylaşır. Geçmiş sayımlarla karşılaştırma yapmak, hangi üründe hangi depoda sorun yaşandığını zaman içinde ortaya çıkarır. Bu karşılaştırma, aynı hatanın bir sonraki sayımda tekrarlanmasını önlemeye yardımcı olur.

Sayım, stok kayıtlarının gerçeği yansıtmasını sağlayan düzenli bir kontrol adımıdır. Fark çıkması normaldir, önemli olan farkı hızlı görüp doğru şekilde düzeltmektir. Veridia'nın sayım ekranı, kayıtlı ve sayılan miktarı yan yana göstererek bu karşılaştırmayı kolaylaştırır.