Dört belge, dört farklı durum

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM birbirine benzer isimler taşır ama farklı işlemler için düzenlenir. Hepsi elektronik ortamda oluşturulur, hepsi Gelir İdaresi'nin sistemi üzerinden akar. Aralarındaki fark, hangi işlemi kime karşı belgelediğidir.

e-Fatura

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında kesilen faturadır. Alıcı da sistemde kayıtlıysa fatura doğrudan onun elektronik kutusuna düşer. Kağıt çıktısına gerek kalmaz; belge sistemden sisteme ulaşır.

e-Arşiv fatura

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse aynı işlem e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Bu genellikle son tüketiciye veya sistemde olmayan bir işletmeye kesilen faturadır. Belge yine elektronik ortamda oluşturulur, alıcıya farklı bir yolla iletilir.

Günlük kullanımda ayrım basittir: karşı taraf sistemde kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. İkisi de aynı fatura bilgisini taşır, değişen yalnız gönderim yoludur.

e-İrsaliye

e-İrsaliye, malın fiziksel olarak bir yerden bir yere taşındığını belgeler. Fatura parasal işlemi gösterirken irsaliye malın hareketini gösterir. Bir sevkiyat yola çıkmadan önce e-İrsaliye düzenlenir; araç, sürücü ve sevk tarihi bu belgede yer alır.

Fatura ile irsaliye çoğu zaman birbirine bağlıdır ama aynı belge değildir. Mal gönderilip fatura sonradan kesilebilir, ya da fatura kesilip mal daha sonra sevk edilebilir.

e-SMM

e-SMM, serbest meslek makbuzunun elektronik hâlidir. Fatura yerine makbuz düzenleyen serbest meslek erbabı (avukat, mali müşavir, doktor gibi) bu belgeyi kullanır. Yapısı faturaya benzer ama karşılığı bir hizmet bedelidir, mal satışı değildir.

Hangi belgeyi ne zaman düzenlersiniz?

• Sisteme kayıtlı bir işletmeye satış yapıldığında: e-Fatura
• Son tüketiciye ya da sistemde kayıtlı olmayan bir alıcıya satış yapıldığında: e-Arşiv fatura
• Mal bir depodan ya da işletmeden başka bir yere sevk edildiğinde: e-İrsaliye
• Serbest meslek erbabı bir hizmet karşılığında bedel aldığında: e-SMM

Bu dörtlü aslında tek bir soruya verilen farklı cevaptır: karşınızdaki kim, işlem ne, mal mı hizmet mi taşınıyor. Cevap netleştikçe hangi belgenin düzenleneceği de netleşir.

İptal ve reddedilen belge ne olur?

Gönderilen bir belge her zaman karşı tarafça kabul edilmeyebilir. Bilgi hatası, yanlış alıcı ya da mükerrer kayıt gibi nedenlerle belge reddedilebilir. Reddedilen belge sistemde ayrı bir durumla işaretlenir; yeniden düzenlenmesi gerektiğini gösterir.

Gönderilmiş ama henüz karşı tarafa ulaşmamış bir belge de iptal edilebilir. İptal edilen belge geçersiz sayılır, ama kaydı sistemde durur; hangi belgenin iptal edildiği sonradan da görülebilir.

Gelen ve giden kutusu mantığı

Bu dört belge türü sisteme girdiğinde bir kutu mantığıyla çalışır. Siz bir belge kestiğinizde bu giden kutusuna düşer; karşı taraftan size gelen belge gelen kutusunda birikir. Aynı ekrandan hem gönderdiğiniz hem aldığınız belgeleri, durumlarıyla birlikte görürsünüz.

Bir belgenin durumu tek bakışta anlaşılır: gönderildi, iletildi, kabul edildi ya da reddedildi. Bu durum bilgisi, belgenin karşı tarafa gerçekten ulaşıp ulaşmadığını gösterir.

Portal faturaları ne anlama gelir?

Bazı büyük kurum ve kamu alıcıları, faturayı kendi tedarikçi portalı üzerinden de talep edebilir. Bu durumda e-Fatura ya da e-Arşiv üzerinden düzenlenen belge, ayrıca portala da yüklenir. Portal kaydı, belgenin resmi durumunu değiştirmez; yalnız alıcının kendi sistemine ek bir kopya düşer.

Neden birlikte yönetilmeli?

Dört belge türü ayrı ayrı takip edildiğinde aynı işlemin farklı parçaları birbirinden kopar. Bir sevkiyatın faturası kesilmiş ama irsaliyesi unutulmuş olabilir. Bunları tek ekranda görmek, eksik kalan adımı hemen fark etmenizi sağlar.

Veridia, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerini aynı ekranda, gelen ve giden kutusu düzeninde listeler. Hangi belgenin hangi aşamada olduğunu görmek için birden fazla yeri kontrol etmeniz gerekmez.